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【業務改善】議事録は自動作成出来るか

皆さんは議事録をどのように作っているのでしょうか?

 

こんばんわ

基本面倒くさがりの中間管理職しんふぁぶです。

 

 

 

 検討に至る経緯

 

議事録を作成する際どうしていますか

 

  • 会議中メモを取る
  • その場でパソコン入力する
  • ボイスレコーダーで録音する
  • 動画を撮影する

 

配布するのであればそれらから文字起こしを行い、簡潔な構成にし清書する。

そんな感じだと思います。

 

 

恥ずかしい事にうちの会社はアナログな所がありまして未だにメモ書きの印象があります。 

議事録作成の為にメモを取るやり方はメモばかりに意識が取られて会議の内容に集中できないのでは?

・・・と、個人的には思います。

何より会議の回数を重ねるほどその人員が用意されたりするのはなかなかの損失じゃないかと。

そして、メモに夢中になり本当の意味で会議には参加していないなんて事もあります(発言したりしない)

 

 

 

もちろん日々の業務の中で手書きでメモを取るという習慣は大事だと思うのですが 

「ワークライフバランス」、「働き方改革」

などこれからの時代を考えれば簡素化できる所は簡素化しないと厳しいかなと感じます。

 

  

まずは小さな無駄から取り除いて個人への負担を軽減できる体制作ろう

 

と手書きを使わない議事録の使い作り方を 検討したいと思います。

まだ自分も検証中なのでうまく実用可能に扱える様になれば会社へ提案する予定。

 

 

 

 

 

 

 

 使用ツール

  MACは簡単に出来るようですが自分が利用しているのがウインドウズなので グーグルドキュメントを利用します。

  

アカウント作成については省きます。

マイクを繋ぎ、グーグルドキュメントを開きます。 

 

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 空白で新規作成をします。

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 ツールへ

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 ツール内の『音声入力』

 

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 このマークが出てきたら準備は完了。

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f:id:shinfab:20190307204811j:plain


この状態になれば音声認識をし入力が開始されます。
あとは放置です。

マウスやキーボードを操作すると入力が中断されるので注意が必要です。
 

 

 

 

 録音した音声を音声認識する

やはりノートパソコンとマイクを持ち歩くのは大変なので日常的に利用するのであればボイスレコーダーが扱いやすいと思います。

 

 

VB-Audio Virtual Appsを導入。

 

 

www.vb-audio.com

 

 

 

f:id:shinfab:20190307204827j:plain

 

f:id:shinfab:20190307204837j:plain

インストールを行います。

 

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サウンドミキサーで既定のデバイスとして設定したら準備完了。

 

 

 

試しに国会中継を再生してみます。

 

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改行や誤字はありますがなかなかの精度ではないでしょうか。 

ほぼ入力されているのであとはチェック・修正程度で済むのが良いですね。

 

 

 

 導入した時のメリット・デメリットを考える

メリット

  • 議事録配布を目的とした時作成スピード向上が見込める
  • 聞き漏れが無い分、議事録の精度が上がる
  • 感情的な発言をする人が減少し会議時間短縮も見込める

 デメリット

  • なまり、方言が対応していない
  • 一語一句文章化されるので従来の議事録よりも長文になる可能性がある
  • 音声認識中は操作が出来ない(PCを触ると停止する)

 

 

 

これからの課題

広めの会議室だと音を拾わない可能性があるのでマイクをバトン形式で発言する形にするべきか・・・

打合せやレジュメ作成等にも使えるかな・・・。

 

色々と試してみます。

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初出掲載:2019年1月14日